الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكيل الجامعة.
الهدف العام: أمانة مجلس الجامعة هي الجهة التي تتولى مباشرة الأعمال التحضيرية والإجرائية لانعقاد مجلس الجامعة.
المهام:
تلقي المواضيع المطلوب وعرضها على مجلس الجامعة، والتأكد من استكمالها للإجراءات النظامية؛ تمهيدًا لإعداد المذكرات الخاصة بها من الموظف المنوط به ذلك.
نسخ المذكرات المطلوب عرضها على مجلس الجامعة، وذلك بعد التأكد من استكمالها للشكل النظامي، وعرضها على صاحب الصلاحية، ومن ثم إعداد جدول الأعمال بناءً عليها.
نسخ محاضر الجلسات بعد إعدادها وعرضها على صاحب الصلاحية للتوقيع.
إعداد الخطابات التنفيذية للقرارات الصادرة من مجلس الجامعة؛ تمهيدًا لتوقيعها من صاحب الصلاحية.
تبليغ القرارات التنفيذية بعد توقيعها إلى الجهات المعنية بها لتنفيذها، مع إرسال صور منها إلى الإدارة المعنية لتنفيذها.
إعداد تقارير المتابعة الدورية للقرارات الصادرة من مجلس الجامعة؛ لتبين ما تم تنفيذه وما لم يتم تنفيذه من تلك القرارات، والأسباب التي أدت إلى ذلك، والرفع لصاحب الصلاحية للتوجيه بما يلزم.
إعداد بيان بعدد الجلسات التي حضرها أعضاء مجلس الجامعة؛ لاستكمال الإجراءات النظامية لصرف المكافأة المستحقة لكل عضو.
إعداد صور من محاضر مجلس الجامعة، وإرسالها إلى مكتب رئيس الجامعة ووكلائها والعمداء والإدارة القانونية.
إعداد فهرس موضوعي لقرارات مجلس الجامعة وحفظ محاضر الجلسات والمذكرات الخاصة به في حافظة خاصة بذلك.
رفع المراسلات الخارجية فيما يتعلق بمخاطبة الوزراء، ومن في حكمهم إلى رئيس الجامعة لتوقيعها، ومن يفوضه بذلك.
إعداد تقارير دورية عن نشاط أمانة مجلس الجامعة، وإنجازاتها، ومقترحات تطوير الأداء فيها.
أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.